Новые критерии должной осмотрительности
Налоговая инспекция и суды при рассмотрении налоговых споров все чаще не принимают вычеты по НДС и расходы по налогу на прибыль ссылаясь на недобросовестный подход при выборе контрагентов. Со ссылкой на статью 54.1 Налогового кодекса РФ доначисляют НДС, налог на прибыль по реальным хозяйственным операциям. Для того, чтобы минимизировать риски в спорах с налоговой инспекцией налогоплательщику следует надлежащим образом выстроить работу всех сотрудников с контрагентами. Как это сделать?
1. Составить перечень документов, которые в обязательном порядке запрашиваются у контрагента. По каждому ключевому контрагенту завести досье. В досье следует на бумажном носителе приложить документы, которые послужат в дальнейшем доказательством должной осмотрительности для налоговых органов. Помимо стандартного набора документов (выписка из ЕГРЮЛ, учредительные документы, решение о назначении руководителя, доверенности) следует включить в досье сведения о среднесписочной численности сотрудников, выписку из ЕГРН или копии договоров аренды на производственные и складские помещения, ПТС на транспортные средства, рекомендации от других компаний, которые подтверждают опыт деятельности контрагента, лицензии, свидетельства о членстве в СРО, копии договоров обязательного страхования, разрешения, аттестаты аккредитации, если это необходимо для деятельности, которую ведет поставщик.
Даже если сведения общедоступны, по результатам проверки их следует распечатать, заверить подписью ответственного сотрудника, указать источник получения информации, дату и время распечатки.
2. Утвердить приказом по организации положение по работе с контрагентами и назначить ответственных за взаимодействие с контрагентами лиц. В данных документах следует подробно прописать процедуру взаимодействия с поставщиками, перечень и форму запрашиваемых документов, порядок проверки и критерии оценки, порядок формирования и хранения досье по контрагентам. Включить в должностные инструкции работников соответствующие условия. Систематически проводить инструктаж и обучение ответственных сотрудников. Должны быть учтены все сотрудники, вовлеченные в работу с контрагентами: кладовщики, бухгалтерия, менеджеры, логисты, руководство.
3. В договоры, заключаемые с контрагентами-поставщиками необходимые добавить условия, необходимые для работы в соответствии с вашими стандартами должной осмотрительности, а именно:
а) обязательство о предоставлении документов. Следует указать, что контрагент обязан передать все необходимые документы о своей деятельности и в подтверждение реальности хозяйственных операций. Предусмотреть сроки и форму предоставления. Это должны быть копии на бумажном носителе, заверенные поставщиком.
б) необходимость проверки вашим контрагентом своих поставщиков (субподрядчиков) и запрет работать при исполнении вашего заказа с компаниями, несоответствующими критериям должной осмотрительности.
Налоговая проверка, доначисления и работа с контрагентами
в) условие о согласовании всех крупных субподрядчиков, соисполнителей, поставщиков материалов и комплектующих.
г) обязанность контрагента надлежаще исполнять обязанности налогоплательщика, не допускать просрочек, незамедлительно сообщать о возникновении признаков неплатежеспособности.
д) применение штрафных санкций за нарушение вышеизложенных требований, ваше право выйти из договора в одностороннем порядке при наличии нарушений со стороны контрагента;
е) условие о возмещение убытков, причиненных налоговыми претензиями, возникшими по причине недобросовестного поведения контрагента.
4. Сохранять историю взаимодействия с контрагентом. Сохранять информацию о том, как вы нашли соответствующего контрагента (интернет, реклама, рекомендации, встречи на деловых мероприятиях и т.п.), какими критериями вы руководствовались при его выборе, иные конкуренты на рынке, анализ соответствующих предложений. Сотрудники контрагента, с которыми производилось взаимодействие, их контакты, визитки. Переписка по проектам.
5. Провести анализ текущих взаимоотношений с поставщиками и соисполнителями. Выявить слабые места работы с контрагентами. Запросить недостающие документы. Завести досье. Ввести локальные нормативные акты. Изменить типовые договоры. Заключить дополнительные соглашения к действующим договорам.
Адвокат, кандидат экономических наук,